Autor: Ian Haywood, stronę
wykonał: Marek Zaborowski, C FWIE 1999, Materiał
przygotowany przy wsparciu:
Zaangażowanie lokatorów zwykle wymaga spotykania się.
Spotkania wstępne (rozpoznawcze) - małe nieformalne spotkania / warsztaty gdzie indywidualni lokatorzy lub grupy ludzi są pytani o ich poglądy i opinie po to aby zidentyfikować problemy, preferencje i priorytety. Te spotkania mogą być skierowane na następujące zagadnienia:
Spotkania mogą być nastawione na włączenie administratorów i dostawców, a także wybranych lokatorów lub grup lokatorów i mogą zawierać następujące elementy:
Spotkania konsultacyjne powinny być organizowane w takim czasie, aby odpowiadało to lokatorom i nie powinny kolidować z innymi wydarzeniami, włącznie z telewizyjnymi transmisjami z meczu, mogącego być wydarzeniem konkurencyjnym.
Spotkania powinny być także dobrze nagłośnione poprzez plakaty zawieszone w kluczowych miejscach, a także ulotki włożone w drzwi lokatorów. W spotkaniu nie powinno uczestniczyć więcej niż 30-40 osób - tak aby być pewnym, że spotkanie ma charakter nieoficjalny i żeby każdy mógł przyłączyć się do dyskusji. Można to osiągnąć poprzez przygotowywanie serii oddzielnych spotkań, tak aby lokatorzy mogli wybrać to spotkanie, które będzie im najbardziej odpowiadać i w którym zechcą wziąć udział.
Dobrze jest zawiesić w czasie każdego spotkania mapy, tak aby lokatorzy, gdy przyjdą, mogli przy pomocy pisaka lub naklejki zaznaczyć miejsce w którym mieszkają. W ten sposób zostanie stworzony obraz pokazujący gdzie mieszkają lokatorzy przychodzący na spotkania, a także będzie można określić gdzie trzeba roznieść dodatkowe ulotki (białe plamy na mapie - miejsca skąd lokatorzy nie przyszli).
Miejsce spotkań powinno sprzyjać nieformalnym dyskusjom w grupach, podłoga powinna być prosta, taka aby pozwalała usiąść w kręgu (a nie w rzędach). Prowadzący lub zaproszeni mówcy nie powinni zasiadać na podwyższeniu, na wyższym poziomie niż lokatorzy, a także nie powinni używać mikrofonu.
Spotkania powinny być starannie zarządzane, tak aby nie zbaczały w kierunku negatywnego krytycyzmu spółdzielni ale koncentrowały się na pozytywnych stronach przedsięwzięcia modernizacyjnego. Aby dopomóc w stworzeniu pozytywnego środowiska dobrze jest zaprosić facilitatora (prowadzącego), który jest osobą niezależna i nie związaną ze spółdzielnią.
Spotkania powinny być tak zorganizowane aby spędzać jak najmniej czasu na prezentacjach a jak najwięcej na przedstawianiu poglądów lokatorów. Spotkanie powinno rozpoczynać się od krótkiego wprowadzenia, w którym jasno będzie określony cel konsultacji i ich plan (harmonogram).
Jeśli w spotkaniach biorą udział potencjalni dostawcy materiałów lub wyposażenia powinni być poproszeni o wyeksponowanie swoich materiałów przed rozpoczęciem spotkania. Na początku spotkania powinien być im także przyznany limit czasu, powiedzmy pięć minut dla każdego, przeznaczony na prezentację ich propozycji.
Jeśli lokatorzy zostaną poproszeni o przedstawianie sugerowanych zmian, propozycje powinny być zapisywane na papierze tak, aby każdy uczestnik spotkania mógł śledzić co zostało zaproponowane. Rolą prowadzącego jest zachęcanie do aktywnego udziału w spotkaniu, umożliwienie wzięcia udziału każdemu, a także zapytanie o zdanie tych, którzy nie są zdecydowani do aktywnego udziału.
Gdy każdy ma szansę na wyrażenie swoich opinii i przedstawienie sugestii, prowadzący powinien zapytać każdego indywidualnie o zidentyfikowanie tego rozwiązania, które dla danej osoby jest najważniejsze. W ten sposób priorytety lokatorów są przypisane do poszczególnych opcji modernizacyjnych.
Na końcu spotkania każdy powinien mieć możliwość wypowiedzenia się, a spotkanie powinno zakończyć się pytaniem prowadzącego o inne problemy, o których lokatorzy chcieliby porozmawiać.
Celem małego spotkania jest pomoc w stworzeniu obrazu spraw i ustaleniu przez ucestników spotkania priorytetów. Ustalenia mogą być następnie zaprezentowane na większym spotkaniu, w którym udział powinni wziąć zarówno dostawcy jak i promotorzy planu modernizacji wraz ze spółdzielcami i innymi beneficjentami planowanych działań.
Spotkania podsumowujące: dają okazję do przedstawienia razem wszystkich opinii spisanych w czasie mniejszych spotkań i mogą mięc miejsce w ciągu kilku następujących po sobie dni. Takie spotkania powinny być wcześniej dobrze zaplanowane i jedna osoba powinna być odpowiedzialna za planowanie, organizację i prowadzenie spotkania.
Szczególną uwagę należy zwrócić na datę i czas spotkania, upewnić się że spotkanie nie koliduje z innymi wydarzeniami i że przyjdzie w tym czasie maksymalna ilość uczestników. Należy spotkanie jak najlepiej nagłośnić, używając do tego celu ulotki i plakaty, rozpowszechnione na terenie spółdzielni z dwu, trzy tygodniowym wyprzedzeniem.
Miejsce spotkania powinno umożliwić: wydzielenie przestrzeni na wystawę, wydzielenie pomieszczeń dla grup dyskusyjnych, a także większej sali przeznaczonej na spotkania plenarne. Pomocne może być także przygotowanie dla uczestników spotkania napojów chłodzących. Miejsca dla grup dyskusyjnych powinny być zorganizowane w sposób nieformalny, natomiast sesje plenarne, z uwagi na większą ilość uczestników powinny być zorganizowane w sposób bardziej formalny.
Ponieważ celem spotkania podsumowującego jest zatwierdzenie ostatecznego planu termorenowacji, jest ważne aby osoby odpowiedzialne za bieżące wdrażanie planu brali udział w spotkaniu i identyfikowali się z przedstawionym planem. Powinni być szczególnie widoczni w czasie sesji otwierającej i zamykającej tak aby wyrazić formalne wsparcie dla przedstawionego planu.
Osoby biorące udział w spotkaniu powinny być zapraszane do wpisywania się do księgi obecności i do zaznaczania na mapie miejsc/bloków w których mieszkają. Pozwala to na stwierdzenie skąd przybywają uczestnicy spotkania, a także jak reprezentatywna jest grupa osób uczestniczących w spotkaniu. Wpisy pozwalają także na zidentyfikowanie punktów kontaktowych, potrzebnych do prowadzenia, w razie konieczności, następnych działań, włączając w to zdobywanie informacji zwrotnej na temat rezultatów spotkania.
Program spotkania powinien odzwierciedlać naturę i skalę przygotowywanego planu, zwykle program może zawierać:
Otwierającą prezentację: zawierającą formalną prezentację programu spotkania, idee zapisane w czasie wcześniejszych spotkań, problemy, które były wcześniej omawiane, decyzje, które muszą być podjęte, możliwości wprowadzenia planu modernizacji w życie, a także zasygnalizowanie co ma się zdarzyć w dalszej kolejności
Grupy dyskusyjne: będą to niefgormalne grupy prowadzone przez prowadzącego dyskusję, z komentarzami zapisywanymi na papierze (flip charts). Jeśli do omówienia jest kilka spraw, można jednocześnie prowadzić kilka grup dyskusyjnych, lub można, jeśli to konieczne, spotkanie w grupie powtórzyć.
Zagadnienia, które powinny być poruszane w czasie spotkań obejmują:
Końcowa prezentacja: ma zwierać opinie zwrotne z grup dyskusyjnych a także prezentację preferowanych rozwiązań, koszty i wiarygodność firmy wprowadzającej plan w życie. Ponieważ część pracy zostanie wykonana w czasie spotkania, koniecznym jest zaplanowanie odpowiedniego czasu dla osób zarządzających spotkaniem, tak aby mieli oni możliwość przygotowania i zaprezentowania materiałów.
Materiał ilustracyjny, wystawiony w czasie spotkania podsumowującego musi zawierać:
Może być także przydatne, szczególnie w przypadku większych przedsięwzięć, posiadanie modeli bloków mieszkalnych ilustrujących zakres prac termomodernizacyjnych a także wygląd poszczególnych mieszkań, ilustrujących jak poszczególne opcje mogą wyglądać.
Prostą metodą skłonienia mieszkańców do skomentowania problemów, proponowanych opcji lub planów jest zapisanie informacji na tablicy, w formie pozwalającej zamieścić z boku kolumnę, w której można będzie zaznaczyć potwierdzenie poszczególnych opinii. Uczestnicy spotkania mogą być poproszeni o zaznaczenie tych propozycji, które ich zdaniem są akceptowalne lub pożądane. Liczba znaczków natychmiast wskazuje, które propozycje są oceniane najwyżej. Jeśli ten system nie jest kontrolowany, niektórzy uczestnicy spotkania mogą wpisać znaczki wieloktrotnie.
Bardziej skomplikowaną metodą jest rozdanie uczestnikom spotkania ograniczonej ilości naklejek. Jeżeli liczba naklejek jest mniejsza od liczby propozycji, wtedy uczestnicy spotkania zmuszeni są do stworzenia swoistego rankingu. Na przykład jeśli jest dwanaście możliwych opcji, a każdy uczestnik spotkania otrzymał jedynie trzy naklejki, uczestnicy spotkania mogą być zmuszeni do wybrania trzech, ich zdaniem najważniejszych rozwiązań.
Ta metoda selekcji może być używana podczas całego procesu konsultacji, włączając w to spotkanie końcowe, po to aby formułować priorytety i zatwierdzać końcowe ustalenia. Materiały przygotowane w czasie spotkań a także w czasie grup dyskusyjnych spotkania końcowego, powinny być zebrane i włączone do propozycji prezentowanych w czasie końcowych sesji plenarnych.
Przy angażowaniu lokatorów w przygotowanie programu termomodernizacji, będzie ważnym informowanie ich o postępach, wtedy będą utrzymywać swoje poparcie dla projektu. Na zakończenie procesu konsultacyjnego ważnym jest dostarczenie uczestnikom informacji zwrotnej (np. w formie ulotek). Taka informacja może zawierać:
Na zakończenie prac termomodernizacyjnych użytecznym jest przeprowadzenie badania wśród lokatorów (ankiety), po to aby ocenić zadowolenie lub zidentyfikować problemy, które mogą zostać w czasie kolejnych realizacji rozwiązane.
